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Mensajes automáticos de WhatsApp Business: cómo activarlos y plantillas para tu negocio
La app gratuita de WhatsApp Business contesta por ti mientras trabajas. Cómo configurar la bienvenida, la ausencia, las respuestas rápidas, las etiquetas y el catálogo, con plantillas listas para clínicas, reformas, gimnasios, centros de estética y academias.
Sergi FernandezCofundador de Karum · 3 de noviembre de 2026
La respuesta cortaWhatsApp Business, la app gratuita para empresas, tiene tres herramientas para contestar sin estar pendiente del móvil: el mensaje de bienvenida, que saluda a quien te escribe por primera vez; el mensaje de ausencia, que contesta cuando no estás; y las respuestas rápidas, textos guardados que envías con un atajo. Se activan desde las herramientas para la empresa de la app.
¿Qué mensajes automáticos tiene WhatsApp Business?
WhatsApp Business es la versión de WhatsApp para negocios. Según la propia WhatsApp, es gratuita y trae mensajes automáticos de bienvenida y de ausencia, respuestas rápidas para las preguntas de siempre, etiquetas para ordenar los chats y un catálogo para enseñar tus productos y servicios. El WhatsApp normal no tiene estas herramientas.
| Herramienta | Qué hace | Para qué te sirve |
|---|---|---|
| Mensaje de bienvenida | Se envía solo cuando alguien te escribe por primera vez o vuelve a escribirte después de un tiempo sin hablar | Presentarte y pedir lo que necesitas saber para ayudar |
| Mensaje de ausencia | Contesta automáticamente cuando no estás: siempre, fuera de tu horario o en las horas que elijas | Noches, fines de semana, vacaciones y horas de trabajo fuera |
| Respuestas rápidas | Textos guardados que insertas en el chat con un atajo | Precios orientativos, dirección, qué traer, formas de pago |
| Etiquetas | Clasifican los chats con nombres y colores | Saber quién es nuevo, a quién has mandado presupuesto y quién tiene cita |
| Catálogo | Fichas de productos o servicios con foto, descripción y precio | Enseñar lo que haces sin repetirlo en cada conversación |
Con estas cinco herramientas bien montadas, quien te escribe recibe una respuesta útil aunque estés en una obra, con un paciente o dando una clase. Lo que la app no hace es mantener una conversación por ti; para eso hace falta un chatbot, y lo explicamos en esta guía sobre chatbots de WhatsApp.
¿Cómo se activan los mensajes automáticos en WhatsApp Business?
Los menús cambian un poco según el móvil y la versión de la app, pero el recorrido es este:
- Completa tu perfil de empresa. Nombre, categoría, dirección, web y, sobre todo, el horario: el mensaje de ausencia puede usarlo para saber cuándo estás cerrado.
- Entra en las herramientas para la empresa. Están en los ajustes de la app o en la pestaña de herramientas, según tu teléfono.
- Activa el mensaje de bienvenida. Escribe el texto y elige a quién se envía: a todos, solo a quien no tienes en la agenda o a todos menos a algunos contactos.
- Activa el mensaje de ausencia. Elige cuándo sale: siempre, en un horario personalizado o fuera de tu horario comercial. El centro de ayuda de WhatsApp explica cada opción.
- Crea tus respuestas rápidas. Ponles atajos fáciles de recordar, como «precios», «direccion» o «cita».
- Crea tus etiquetas. Una por cada paso de tu venta: nuevo, presupuesto enviado, cita, cliente.
Prueba cada mensaje escribiéndote desde otro número antes de dar el trabajo por terminado. Es la única forma de ver lo que verá tu cliente.
¿Qué escribir en el mensaje de bienvenida? Plantillas por sector
Un buen mensaje de bienvenida hace tres cosas: confirma que has recibido el mensaje, dice cuándo vas a contestar y pide lo que necesitas para avanzar. Copia la plantilla de tu sector y cambia lo que va entre corchetes.
Hola, gracias por escribir a [nombre de la clínica]. Para darte cita, dinos tu nombre, qué necesitas (revisión, primera visita, presupuesto…) y qué días y horas te van mejor. Te contestamos de [lunes a viernes, de 9:00 a 20:00]. Si es una urgencia, llámanos al [teléfono].
Hola, soy [nombre], de [empresa]. Gracias por escribir. Para darte una idea de precio, mándanos dos o tres fotos de lo que quieres reformar, la población y para cuándo lo necesitas. Te contestamos [hoy mismo / en menos de 24 horas].
Hola, gracias por escribir a [nombre del centro]. ¿Quieres probar una clase? Dinos qué buscas (empezar a moverte, pilates, fuerza…) y qué horario te va mejor, y te decimos qué clase de prueba encaja contigo.
Hola, gracias por escribir a [nombre del centro]. Cuéntanos qué tratamiento te interesa y qué días te van bien, y te proponemos hora. Aquí tienes nuestros servicios y precios orientativos: [enlace al catálogo].
Hola, gracias por escribir a [nombre de la academia]. ¿Para quién es el curso, qué nivel tiene y qué horario os va mejor? Con eso te decimos qué grupo encaja y si hay plaza para una clase de prueba.
Y para el mensaje de ausencia, una versión que sirve para casi todos:
Hola, ahora mismo estamos cerrados. Te contestamos [mañana a partir de las 9:00]. Si nos dejas tu nombre y lo que necesitas, te escribimos en cuanto abramos.
¿Qué respuestas rápidas conviene tener preparadas?
Repasa los últimos veinte chats y apunta las preguntas que se repiten. Casi siempre son estas:
- Precio. Un «desde» y de qué depende, para que nadie se lleve una sorpresa en la primera visita.
- Dónde estáis y cómo llegar. Dirección, enlace al mapa y si hay aparcamiento cerca.
- Cómo pedir cita. Los dos o tres huecos de la semana, o el enlace a tu agenda si la tienes.
- Qué traer o cómo prepararse. Ropa cómoda, la radiografía, las medidas de la cocina.
- Formas de pago y financiación, si las ofreces.
Una regla: la respuesta rápida es un punto de partida. Antes de enviarla, añade el nombre de la persona y una frase sobre lo que te ha preguntado. Un texto pegado sin más se nota, y enfría la conversación.
Cuando ya has enviado un presupuesto, las etiquetas te dicen a quién tienes que volver a escribir. En cómo hacer seguimiento de un presupuesto tienes los mensajes para esa parte.
¿Cómo usar el catálogo y las etiquetas en un negocio de servicios?
El catálogo no es solo para tiendas. Si vendes servicios, crea una ficha por cada uno: qué incluye, cuánto dura, un precio «desde» y una foto de un trabajo real. Cuando alguien pregunte, le mandas la ficha en lugar de escribir lo mismo otra vez, y la persona puede verla con calma antes de pedir cita.
Las etiquetas, por su parte, te sirven de agenda de seguimiento mientras no tengas otra herramienta. Un ejemplo de etiquetas para un negocio que vive de citas y presupuestos:
- Nuevo: te ha escrito y aún no le has contestado con calma.
- Presupuesto enviado: repásala dos veces por semana y escribe a quien no haya contestado.
- Cita: tiene día y hora; mándale un recordatorio el día antes.
- Cliente: ya ha comprado; aquí empiezan las reseñas y las recomendaciones.
Cuando las etiquetas se te queden cortas porque atendéis varias personas o porque quieres saber qué anuncio trae cada cliente, es el momento de pasar a un CRM. En CRM para pymes tienes qué mirar para elegirlo.
¿Cómo funcionan las listas de difusión de WhatsApp Business?
Una lista de difusión envía el mismo mensaje a varios contactos a la vez, pero cada uno lo recibe como un chat individual. Según el centro de ayuda de WhatsApp, solo lo reciben los contactos que tienen tu número guardado en su agenda, cada lista admite como máximo 256 contactos y no se pueden usar desde WhatsApp Web ni desde el ordenador.
Además, WhatsApp está poniendo límites a los envíos masivos. Según TechCrunch, en octubre de 2025 empezó a probar un tope mensual para los mensajes que personas y empresas envían a quien no contesta, y ya probaba antes límites a las difusiones. Escribe a gente que espera tus mensajes y no a listas enteras.
Lo más importante es el permiso. En España, la Ley 34/2002 (artículo 21) prohíbe enviar comunicaciones comerciales por medios electrónicos que no se hayan pedido o autorizado. La excepción son tus clientes, si les escribes sobre servicios parecidos a los que ya te compraron y les das una forma sencilla y gratuita de darse de baja. Y si das el salto a la plataforma de WhatsApp para empresas, Meta exige que la persona haya aceptado recibir tus mensajes y sepa de qué empresa.
¿Cómo conseguir que te escriban por WhatsApp?
Los mensajes automáticos solo sirven si te escriben. Estas son las formas más sencillas de abrir la puerta:
- Un enlace directo a tu chat. El formato es wa.me seguido de tu número con el prefijo del país y sin espacios ni símbolos, por ejemplo wa.me/34600000000. La app también te da un enlace corto y un código QR desde las herramientas para la empresa.
- En tu ficha de Google, tu web y la biografía de Instagram. Es donde te buscan quienes ya han oído hablar de ti.
- En el local y en los papeles. El código QR en la recepción, en el presupuesto y en la factura.
- En tus anuncios. Meta permite anuncios cuyo botón abre una conversación de WhatsApp. Funcionan bien cuando la persona necesita enseñarte algo (fotos de la cocina, la zona que quiere tratar) antes de pedir cita. Si prefieres que antes conteste dos o tres preguntas, usa un formulario; lo comparamos en captación de leads.
¿Cuándo se queda corta la app gratuita?
La app es suficiente para muchos negocios pequeños. Se queda corta en estos casos:
- Recibes muchas consultas a la vez y una persona no puede llevarlas todas.
- Quieres que alguien conteste y pregunte por ti, no solo que salude. Los mensajes automáticos de la app no mantienen una conversación.
- Necesitas que los contactos pasen solos a tu CRM para saber cuáles acaban en cliente.
- Quieres enviar avisos a muchos clientes que te han dado permiso, más allá de lo que permiten las listas de difusión.
Para eso existe la plataforma de WhatsApp para empresas, que funciona a través de un proveedor y tiene coste por mensaje. En la guía de chatbots de WhatsApp tienes qué opciones hay y cuánto cuestan.
Resumen
- La app WhatsApp Business es gratuita y trae mensaje de bienvenida, mensaje de ausencia, respuestas rápidas, etiquetas y catálogo.
- Completa el perfil con tu horario antes de activar el mensaje de ausencia.
- Un buen mensaje de bienvenida confirma, dice cuándo contestarás y pide lo que necesitas.
- Las listas de difusión solo llegan a quien tiene tu número guardado, con un máximo de 256 contactos por lista.
- Para enviar promociones necesitas permiso, salvo a clientes y sobre servicios parecidos, siempre con opción de baja.
Fuentes
- WhatsApp Business: cómo usan la app las pequeñas empresas
- Centro de ayuda de WhatsApp: cómo usar los mensajes de ausencia
- Centro de ayuda de WhatsApp: cómo usar las listas de difusión
- TechCrunch: WhatsApp limitará los mensajes que no reciben respuesta (octubre de 2025)
- Ley 34/2002 de servicios de la sociedad de la información, artículo 21 (BOE)
- Meta for Developers: obtener el permiso de los usuarios (opt-in)
